HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG

BỘ TÀI LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000

TT	Tên quy trình, tài liệu	Mã số	Nội dung	Thời điểm áp dụng	Đối tượng áp dụng	Các biểu mẫu sử dụng	Các hồ sơ phải lưu
1.	Chính sách chất lượng - Mục tiêu chất lượng của Học viện và của các đơn vị	Không mã hoá	Công bố các cam kết về chất lượng của Học viện; Xác định các mục tiêu cần đạt được trong năm 2007 và cách thức đo lường mức độ đạt được mục tiêu	Trong tất cả các hoạt động của Học viện	Tòan bộ các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp (Trừ cơ sở 2 tại TP. Hồ Chí Minh)	Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng
2.	Sổ tay chất lượng	STCL/HVTP	Giải thích sơ bộ về hệ thống quản lý chất lượng của Học viện Tư pháp đối chiếu với Bộ tiêu chuẩn ISO 9000; Giải thích những điều khoản cần lưu ý khi thực hiện các quy trình	Là tài liệu tham chiếu khi thực hiện mọi hoạt động của Học viện Tòa	Tòan bộ các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp (Trừ cơ sở 2 tại TP. Hồ Chí Minh)
3.	Quy trình kiểm soát tài liệu	QT- 01.01	Quy định trách nhiệm soạn thảo từng loại, cách thức phê duyệt, sửa đổi, phân phối, thu hồi... các loại tài liệu	Áp dụng khi soạn thảo, sửa đổi và kiểm soát các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng	Tất cả các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp	- BM.01/QT-01.01 - BM.02/QT-01.01 - BM.03/QT-01.01	(i) Sổ theo dõi tài liệu chất lượng nội bộ; (ii) Sổ theo dõi tài liệu chất lượng có nguồn gốc bên ngoài; (iii) Phiếu yêu cầu soạn thảo, sửa đổi, bổ sung tài liệu.
		QT- 01.02	Quy định cách quản lý các văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của HVTP	Khi có các văn bản đi, đến tại các đơn vị	Tất cả các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp	- BM.01/QT-01.02 - Sổ đăng ký văn bản đến; - Sổ chuyển giao văn bản đến; - Sổ quản lý văn bản đến; - Sổ đăng ký văn bản đi; - Sổ chuyển giao văn bản đi; - Sổ quản lý văn bản đi	Các biểu mẫu đã sử dụng
4.	Quy trình kiểm soát hồ sơ	QT- 02	Quy định phương pháp phân loại và lưu trữ các hồ sơ của hệ thống chất lượng	Khi lưu các hồ sơ của Bộ tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng	Tất cả các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp	- BM.01/QT.02 - BM.02/QT.02
5.	Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ	QT- 03	Quy định cách thức tiến hành đánh giá nội bộ; tần suất đánh giá; đơn vị chịu trách nhiệm	Khi triển khai các đợt đánh giá nội bộ tại Học viện Tư pháp	Ban Giám đốc; Đoàn đánh giá nội bộ;	- BM.01/QT.03 - BM.02/QT.03 - BM.03/QT.03	(i) Kế hoạch đánh giá; (ii) Chương trình đánh giá; (iii) Báo cáo sự không phù hợp; (iv) Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ; (v) Quyết định phê duyệt chương trình đánh giá và danh sách đoàn đánh giá.
6.	Quy trình hành động khắc phục, hành động phòng ngừa	QT- 04	Quy định cách thức thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa.	Khi phát hiện có những sự không phù hợp đã xảy ra hay tiềm ẩn trong các sản phẩm đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu KH	QMR; Tất cả các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp	- BM.01/QT.04 - BM.02/QT.04	(i) Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa; (ii) Các tài liệu ghi nhận sự không phù hợp; (iii) Sổ theo dõi thực hiện HĐKP; HĐPN
7.	Qui trình thiết kế chương trình đào tạo	QT- 05	Quy định các bước để thiết kế một chương trình đào tạo	Khi thiết kế, triển khai chương trình đào tạo mới tại Học viện Tư pháp	- Hội đồng khoa học; - Các Khoa; - Phòng Đào tạo.	- BM.01/QT.05	(i) Chương trình đào tạo; (ii) Báo cáo kết quả khảo sát; (iii) Bản tổng hợp ý kiến góp ý; (iv) Bản tổng hợp ý kiến phản hồi về kết quả đào tạo; (v) Biên bản các cuộc họp, các quyết định…; (vi) Quyết định phê duyệt chương trình đào tạo.
1.	Qui trình biên soạn giáo trình, tài liệu	QT- 06	Quy định các bước để xây dựng giáo trình tài liệu	Khi biên soạn, sửa đổi giáo trình, tập bài giảng, tài liệu phục vụ giảng dạy và học tập tại HVTP	- Lãnh đạo Học viện; - Hội đồng KH; - Các Khoa chuyên môn; - Phòng TCKT; - Trung tâm TTNCKH	- BM.01/QT.06 - BM.02/QT.06 - BM.03/QT.06 - BM.04/QT.06	(17 loại tài liệu được mô tả cụ thể trong QT-06)
8.	Qui trình biên soạn hồ sơ tình huống	QT- 07	Quy định về các bước để biên soạn mới và bổ sung chỉnh sửa hệ thống hồ sơ tình huống của Học viện.	Khi biên soạn, chỉnh sửa hồ sơ tình huông phục vụ hoạt động giảng dạy và học tập tại HVTP	- Lãnh đạo Học viện; - Các Khoa; - Phòng TCKT - Trung tâm TTNCKH; - Thư viện	- BM.01- QT.07; - BM.02- QT.07;	(i) Lý lịch hồ sơ; (ii) Hồ sơ gốc chuyển để nhân bản
9.	Qui trình tuyển sinh	QT- 08	Quy định về các bước tổ chức hoạt động tuyển sinh, từ khâu lập kế hoạch, triển khai và theo dõi việc thực hiện	Khi tổ chức các kỳ thi tuyển sinh tại Học viện Tư pháp	- Lãnh đạo Học viện; - Phòng Đào tạo; - Hội đồng tuyển sinh	(51 loại biểu mẫu được mô tả cụ thể trong QT-08)	(i) Kế hoạch tuyển sinh; (ii) Quyết định thành lập HĐTS và các ban của HĐTS; (iii) Thông báo chiêu sinh; (iv) Các loại danh sách theo biểu mẫu; (v) Các loại biên bản theo biểu mẫu; (vi)Bài thi; (vii) DS kết quả thi tuyển; (viii) Báo cáo tình hình thi; (ix)Báo tình hình chấm thi; (x) Công văn phê duyệt điểm chuẩn; (xi)Các loại văn bản theo biểu mẫu
10.	Qui trình kiểm soát hoạt động giảng dạy		Bao gồm 5 quy trình nhỏ áp dụng để kiểm soát từng khâu của quá trình giảng dạy
13.1	Xây dựng thời khoá biểu lịch học	QT- 09.01	Quy định các hoạt động nhằm cân đối các nguồn lực để xây dựng một lịch học chi tiết như: dự kiến thời gian buổi giảng, bố trí hội trường, dự kiến trang thiết bị kỹ thuật cần thiết, hồ sơ tình huống, bố trí giáo viên giảng bài.	Khi xây dựng lịch học cho các khoá đào tạo tại Học viện	- Ban Giám đốc; - Các Khoa chuyên môn; - Phòng Đào tạo; - Phòng Quản trị;	- BM.01.01/QT-09.01 - BM.01.02/QT-09.01 - BM.02.03/QT-09.01 - BM.02.04/QT-09.01 - BM.03/QT-09.01 - BM.04/QT-09.01	(i) Chương trình đào tạo đã được phê duyệt; (ii) Công văn, thông báo có liên quan (iii) Lịch buổi học (iv) Lịch hội trường (v) Lịch đã được phê duyệt (vi) Bản đề xuất rút kinh nghiệm
13.2	Quy trình tổ chức hoạt động giảng dạy	QT- 09.02	Quy định các hoạt động nhằm tổ chức thực hiện lịch giảng và đánh giá giảng viên	Khi mời giáo viên, theo dõi giảng viên lên lớp, đánh giá kết quả công việc của giáo viên, đánh giá chất lượng bài giảng, tổng kêt rút kinh nghiệm sau khi kết thúc khoá học...	- Các Khoa; - Các Tổ bộ môn thuộc Khoa; - Phòng Đào tạo	- BM.01/QT09.02 - BM.02/QT09.02 - BM.03/QT09.02 - BM.04/QT09.02	(i) Mẫu kế hoạch đánh giá giảng viên; (ii) Phiếu đánh giá chất lượng giờ giảng; (iii) Phiếu đánh giá giáo án (iv) Lịch giảng dạy (v) Tài liệu đánh giá giảng viên
13.3	Quy trình tổ chức thi, kiểm tra (Quy trình đang chờ cập nhật)	QT- 09.03	Quy định về cách thức tổ chức thi tại Học viện Tư pháp	Khi tổ chức các hoạt động tổ chức thi, kiểm tra tại Học viện Tư pháp	- Các Hội đồng thi; - Phòng Đào tạo	Bảng phân công cán bộ coi thi	(i) Bảng phân công cán bộ coi thi; (ii) Đề thi; (iii) Đáp án
13.4	Quy trình quản lý học viên	QT- 09.04	Quy định cách thức quản lý học viên về mặt học tập, rèn luyện	Bắt đầu từ khi tiếp nhận học viên đến khi học viên ra trường	- Phòng ĐT; - Các Khoa; - Phòng TCHC; - Phòng Quản trị; - Phòng Tin học	(22 loại biểu mẫu được mô tả cụ thể trong Quy trình -09.04)	(i) Quyết định mở lớp; (ii) Danh sách lớp; (iii) Quyết định thành lập BCS lớp, khoá; chi uỷ, BCHCĐ; (iv) QĐ quản lý thi học pầhn, tốt nghiệp, xét điều kiện dự thi; (v) Bảng điểm thi học phần, tốt nghiệp; (vi) Các tài liệu liên quan đến thực tập; (vii) Biên bản họp xét điêu kiện dự thi; (viii) QĐ công nhận tốt nghiệp, khen thưởng và danh sách kèm theo; (ix) Báo cáo sơ bộ và tổng kết khoá học.
13.5	Quy trình cấp chứng chỉ	QT- 09.05	Quy định cách thức tiến hành các hoạt động để tổ chức cấp phát và quản lý chứng chỉ của các khoá học đào tạo tại Học viện	Sau khi Hội đồng xét công nhận tốt nghiệp họp xong	- Lãnh đạo Học viện; - Phòng ĐT; - Khoa chuyên môn; - Phòng TCHC; - Bộ phận in chứng chỉ	- BM.01/QT-09.05; - BM.02/QT-09.05; - BM.02.01/QT-09.05; - BM.02.02/QT-09.05; - BM.05/QT-09.05;	(i) QĐ công nhận tốt nghiệp và DS kèm theo; (ii) Phôi chứng chỉ tốt nghiệp; (iii) Phôi bảng điểm (iv) Danh sách ký nhận về nơi sinh; (v) Danh sách nhận chứng chỉ tốt nghiệp tạm thời và chính thức; (vi) Sổ theo dõi Văn bằng tốt nghiệp
11.	Quy trình bồi dưỡng nghiệp vụ các chức danh tư pháp	QT- 10	Quy định các bước tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho các chức danh tư pháp	Khi tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tại Học viện Tư pháp (bao gồm các lớp theo kế hoạch của Bộ Tư pháp và các lớp tổ chức theo nhu cầu thực tế)	- Lãnh đạo Học viện; - Đơn vị tổ chức lớp bồi dưỡng	- BM.01/QT-10; - BM.02/QT-10; - BM.03/QT-10; - BM.04/QT-10; - BM.05/QT-10; - BM.06/QT-10.	(14 loại hồ sơ được quy định cụ thể tại QT-10)
12.	Quy trình nghiên cứu khoa học	QT- 11	Quy định các bước tiến hành, theo dõi và quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học	Khi tổ chức nghiên cứu các đề tại khoa học (các cấp) tại Học viện	Tất cả các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp	- BM.01/QT-11; - BM.02/QT-11; - BM.03/QT-11; - BM.04/QT-11; - BM.05/QT-11; - BM.06/QT-11.	(i) Phiếu đăng ký thực hiện đề tài NCKH năm; (ii) Hợp đồng NCKH; (iii) BC tiến độ thực hiện đề tài NCKH; (iv) Phiếu nhận xét của thành viên Hội đồng; (v) Phiếu đánh giá, xếp loại kết quả đề tài NCKH; (vi) Biên bản kiểm phiếu.
13.	Quy trình quản lý thư viện	QT- 12	Quy định về cách thức thiết lập, thực hiện và duy trì vốn tài liệu và bạn đọc của thư viện	Khi quản lý và khai thác vốn tài liệu của Thư viện	- Trung tâm TTNCKH; - Cán bộ Thư viện; - Phòng TCKT	- BM.01/QT-12; - BM.02/QT-12; - BM.03/QT-12; - BM.04/QT-12.	(i) Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện; (ii) Sổ nhật ký thư viện; (iii) Danh mục tài liệu bổ sung thư viện; (iv)Sổ đăng ký cá biệt; (v) Danh sách học viên; (vi)Danh sách cán bộ.
14.	Quy trình đặt bài, tổ chức biên tập và phát hành tạp chí	QT-13	Quy định về cách thức xây dựng chủ đề và phát hành tạp chí	Khi xây dựng chủ đề và phát hành tạp chí	- Ban Biên tập; - Ban trị sự	- BM.01/QT-13; - BM.02/QT-13.	(i) Hợp đồng viết bài cho Tạp chí Nghề luật; (ii) Phiếu biên tập bài viết.
15.	Quy trình quản lý và cập nhật WEBSITE	QT-14	Quy định cách thức quản lý và cập nhật các thông tin trên trang web của học viện	Khi quản lý và cập nhật thông tin trên Website Học viện	- Ban Biên tập Website; - Tổ quản trị Website;	- BM.01/QT-14; - BM.02/QT-14; - BM.03/QT-14; - BM.04/QT-14; - BM.05/QT-14;	(i) Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin; (ii) Phiếu đăng ký cập nhật thông tin; (iii) Phiếu yêu cầu biên tập thông tin; (iv)Phiếu tiếp nhận phản hồi thông tin và xử lý; (v) Phiếu tập hợp thông tin cần lưu giữ.
16.	Quy trình quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống mạng tin học nội bộ	QT-15	Các quy định về quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa mạng tin học nội bộ; quy định quyền và nghĩa vụ của đơn vị, cá nhân khi tham gia vào mạng tin học nội bộ của Học viện Tư pháp.	Trong toàn bộ quá trình vận hành mạng tin học nội bộ	Phòng Tin học	- BM.01/QT-15; - BM.02/QT-15; - BM.03/QT-15; - BM.04/QT-15; - BM.05/QT-15	(09 loại hồ sơ được quy định cụ thể trong Quy trình QT-15)
17.	Quy trình hợp tác quốc tế	QT-16	Quy định cách thức lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và triển khai các hoạt động hợp tác quốc tế	Khi triển khai các hoạt động hợp tác quốc tế của Học viện Tư pháp.	Phòng HTQT	- BM.01/ QT-16; - BM.01/ QT-16.	(6 loại hồ sơ được quy định cụ thể trong QT-16)
18.	Qui trình tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và đánh giá cán bộ, viên chức và người lao động	QT-17	Quy định trình tự, thủ tục tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và đánh giá cán bộ, viên chức và người lao động	Khi tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và đánh giá cán bộ, viên chức và người lao động	- Lãnh đạo Học viện; - Phòng TCHC; - Hội đồng tuyển dụng; - Người hướng dẫn; - Đơn vị trực tiếp sử dụng lao động.	(10 loại biểu mẫu được quy định cụ thể trong QT-17)
19.	Quy trình lựa chọn giảng viên kiêm chức và thuê chuyên gia	QT-18	Quy định cách thức lựa chọn, sử dụng và đánh giá chất lượng giảng viên kiêm chức và các chuyên gia tham gia vào các hoạt động chuyên môn	Khi cần sử dụng giảng viên kiêm chức và các chuyên gia tham gia vào các hoạt động có liên quan đến quá trình đào tạo như viết bài, ra đề thi, viết giáo trình, chấm thi	- Lãnh đạo Học viện; - Các Khoa chuyên môn	- BM.01/ QT-18; - BM.02/ QT-18; - BM.03/ QT-18	(i) Chương trình, kế hoạch lựa chọn GVKC, chuyên gia; (ii) Biểu mẫu về tiêu chí lựa chọn và các nội dung liên quan; (iii) BC cuộc kiểm tra, phân tích chất lượng GVKC, chuyên gia; (iv)QĐ phê duyệt phương án lựa chọn GCKC, chuyên gia
20.	Qui trình quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị	QT-19	Quy định cách thức quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của Học viện Tư pháp	Áp dụng trong toàn bộ quá trình quản lý vận hành cơ sở vật chất, trang thiết bị của Học viện Tư pháp (trừ hệ thống mạng tin học nội bộ)	- Phòng Quản trị; - Phòng TCKT	(17 loại biểu mẫu được mô tả tại QT-19)	(17 loại hồ sơ được mô tả tại QT-19)
21.	Qui trình mua hàng và đánh giá nhà cung ứng	QT-20	Quy định cách thức lựa chọn và kiểm soát các nhà cung ứng sản phẩm hàng hoá và dịch vụ phục vụ hoạt động của Học viện (trừ các dịch vụ là đối tượng của QT-17).	Khi thực hiện mua sắm các hàng hoá, dịch vụ, trang thiết bị có giá trị dưới 100 triệu VND hoặc đến dưới 200 triệu VND mà không đủ điều kiện để áp dụng hình thức đấu thầu theo quy định của Nhà nước	- Lãnh đạo Học viện; - Các đơn vị có nhu cầu mua sắm tài sản; - Phòng TCKT; - Phòng Quản trị; - Phòng Tin học	- BM.01/QT-20; - BM.02/QT-20; - BM.03/QT-20; - BM.04/QT- 20; - BM.05/QT-20.	(09 loại hồ sơ được mô tả cụ thể trong QT-20)
22.	Quy định về tài chính	QT-21
22.1	Quy trình thanh toán và quản lý chứng từ kế toán	QT-21.01	Quy định cách thức kiểm soát trình tự các bước thanh toán và quản lý các loại chứng từ thuộc hệ thống của Học viện	Áp dụng trong toàn bộ các hoạt động kế toán tài chính của Học viện	- Tất cả các đơn vị có nhu cầu tạm ứng, thanh quyết toán các khoản chi; - Phòng TCKT	- BM.01/QT-21.1; - BM.02/QT-21.2; - BM.03/QT-21.3; - Mẫu C57-HD; - Mấu C32- HD; - Mẫu C33-BB; - Mẫu C2-05/NS	(07 loại hồ sơ được mô tả cụ thể trong QT-21.1)
22.2	Quy trình quản lý tài sản cố định	QT-21.02	Quy định cách thức kiểm soát và quản lý các loại tài sản cố định thuộc hệ thống tài sản của Học viện Tư pháp	Khi sử dụng, quản lý, và thanh lý các loại tài sản cố định	- Các đơn vị sử dụng tài sản; - Phòng TCKT; - Bộ phận quản lý TS cố định.	- Mẫu C50-HD; - Mẫu S31-H; - Mẫu S32-H; - Mẫu C53-HD; - BM.01/QT-21.02; - BM.02/QT-21.02	(06 loại hồ sơ được mô tả cụ thể trong QT-21.2)