|
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP
Số: /HCTH-TH
V/v hướng dẫn áp dụng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; thủ tục trình ký văn bản; thủ tục đăng ký lịch công tác tuần
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm 2011
|
Kính gửi: Trưởng các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của đồng chí Giám đốc Học viện Tư pháp tại cuộc họp định kỳ với Phòng Hành chính - Tổng hợp ngày 07 tháng 10 năm 2011 về việc tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; quy định về trình ký văn bản theo khoản 3 Điều 13 Quy chế Làm việc của Học viện Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 213/QĐ-HVTP ngày 22/12/2010 và quy định về đăng ký lịch công tác tuần, Phòng Hành chính - Tổng hợp đề nghị Trưởng các đơn vị chỉ đạo, quán triệt các chuyên viên, cán bộ khi soạn thảo văn bản hành chính, đăng ký lịch họp và trình duyệt văn bản của đơn vị mình nghiêm túc thực hiện các quy định như sau:
1. Thủ tục trình Lãnh đạo ký văn bản
Khoản 3 Điều 13 Quy chế Làm việc của Học viện Tư pháp có quy định về việc trình ký văn bản như sau:
“a) Đối với những văn bản cần có ý kiến của các đơn vị liên quan trước khi trình Lãnh đạo Học viện xem xét, quyết định thì đơn vị được phân công chủ trì phải lập phiếu trình, tổ chức lấy ý kiến của đơn vị liên quan trước khi trình;
b) Đơn vị được phân công chủ trì chuyển Phòng Hành chính - Tổng hợp văn bản cần trình Lãnh đạo Học viện. Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra về nội dung; ý kiến các đơn vị phối hợp (trường hợp có đơn vị phối hợp), ý kiến của Phó Giám đốc (trường hợp cần xin ý kiến của Phó Giám đốc), thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và trình Lãnh đạo Học viện;
c) Sau khi ký, Lãnh đạo Học viện chuyển văn bản cho Phòng Hành chính - Tổng hợp giải quyết theo quy trình văn thư;
d) Trừ trường hợp đột xuất, Lãnh đạo Học viện ký duyệt các loại văn bản từ 15 giờ các ngày thứ hai, thứ tư, thứ sáu.”
Đối với các loại chứng từ, sổ sách kế toán do Phòng Tài chính - Kế toán trực tiếp trình; các hồ sơ liên quan đến dự án xây dựng trụ sở của Học viện do Ban Quản lý dự án trình Lãnh đạo Học viện.
Phòng Hành chính – Tổng hợp không chịu trách nhiệm đối với những văn bản hành chính không tuân thủ quy định trên.
2. Quy định về việc đăng ký lịch công tác tuần
Khoản 3 Điều 11 Quy chế làm việc của Học viện Tư pháp có quy định về lịch công tác tuần của Lãnh đạo Học viện như sau:
“a) Các đơn vị đăng ký lịch họp của tuần sau vào chiều thứ Năm tuần trước với Phòng Hành chính - Tổng hợp;
b) Trên cơ sở lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ Tư pháp, lịch đăng ký của các đơn vị, lịch làm việc của Giám đốc và các Phó Giám đốc, Phòng Hành chính - Tổng hợp lên Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Học viện và thông báo tại Bảng tin nội bộ trên website của Học viện vào chiều ngày thứ Sáu hàng tuần.”
Khi đăng ký lịch họp với Lãnh đạo Học viện, các đơn vị có thể sử dụng Mẫu đăng ký lịch họp được đăng tải trên Website của Học viện hoặc đăng ký vào Sổ đăng ký lịch công tác tại Phòng Hành chính - Tổng hợp (Phòng A.201).
Trường hợp các đơn vị không đăng ký lịch họp theo đúng quy định, Phòng Hành chính - Tổng hợp không chịu trách nhiệm về lịch làm việc của Lãnh đạo Học viện.
3. Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức, kỹ thuật trình văn bản hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Công văn số 4906/BTP-VP ngày 18/8/2011 của Văn phòng Bộ Tư pháp (Phòng Hành chính - Tổng hợp đã chuyển các văn bản trên cho các đơn vị).
Phòng Hành chính - Tổng hợp trích dẫn một số quy định cơ bản về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để thống nhất áp dụng trong toàn Học viện.
3.1. Phông chữ trình bày văn bản; định lề trang văn bản
- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Văn phòng Bộ kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất phông Times New Roman; các phần mềm được sử dụng thông dụng hiện nay là Unikey, Vietkey…).
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: các mép phải từ 15 - 20 mm;
3.2. Quốc hiệu
Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
a) Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm (Văn phòng Bộ kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất cỡ chữ 13);
b) Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline). (Văn phòng Bộ kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất cỡ chữ 14).
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
3.3. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Ví dụ:
a) Tại văn bản do Học viện Tư pháp ban hành, tên cơ quan, tổ chức ban hành ghi:
BỘ TƯ PHÁP
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
b) Tại văn bản do các đơn vị thuộc Học viện Tư pháp ban hành ghi:
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
PHÒNG ĐÀO TẠO
c) Đối với các Hội đồng của Học viện Tư pháp được sử dụng con dấu của Học viện để ban hành thì ghi như sau:
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
HỘI ĐỒNG THI ĐUA – KHEN THƯỞNG
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
3.4. Số, ký hiệu của văn bản
a) Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
ví dụ:
Số: 15/QĐ-HVTP (Quyết định của Giám đốc Học viện Tư pháp);
Số: 19/HVTP-ĐT (Công văn của Học viện Tư pháp do Phòng Đào tạo soạn thảo);
Số: 23/BC-HVTP (Báo cáo của Học viện Tư pháp);
3.5. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng (Văn phòng Bộ kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng cỡ chữ 13, cùng cỡ chữ với cỡ chữ của số, ký hiệu văn bản và nhỏ hơn cỡ chữ dòng thứ hai của Quốc hiệu 1 đơn vị).
Ví dụ:
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2011
|
3.6. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b) Tên loại loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
c) Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản (Văn phòng Bộ kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất cỡ chữ 12).
Ví dụ:
|
BỘ TƯ PHÁP
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
Số: /HVTP-HCTH
V/v kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009
|
3.7. Nội dung văn bản
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
3.8. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
|
- Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TL. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO
|
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM TƯ VẤN PHÁP LUẬT
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Học viện Tư pháp ban hành mà Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Học viện làm Chủ tịch Hội đồng; lãnh đạo các đơn vị thuộc Học viện làm Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Học viện)
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Văn B
|
TM. HỘI ĐỒNG
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Học viện)
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
Trần văn A
|
c) Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
3.9. Nơi nhận
a) Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
b) Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng.
Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Ví dụ:
Trường hợp gửi một đơn vị:
Kính gửi: Văn phòng Bộ Tư pháp
Trường hợp gửi từ hai đơn vị, cá nhân trở lên:
Kính gửi:
- Vụ Tổ chức cán bộ;
- Vụ Bổ trợ tư pháp;
- Cục Trợ giúp pháp lý.
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
|
Nơi nhận:
- Như trên (để báo cáo);
- Các Phó Giám đốc (để biết);
- Lưu: VT, HTQT.
|
GIÁM ĐỐC
Nguyễn Văn B
|
3.10. Số trang văn bản
Số trang văn bản được trình bày tại góc phải cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Trên đây là những quy định cơ bản về thủ tục trình ký văn bản, đăng ký lịch công tác tuần và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Phòng Tổ chức - Hành chính đề nghị các đơn vị phối hợp thực hiện, áp dụng thống nhất trong toàn Học viện.
|
Nơi nhận:
- Lãnh đạo Học viện (để b/c);
- Các đơn vị (để thực hiện);
- Lưu: VT.
|
KT. TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
(Đã ký)
Trần Minh Tiến
|
|