|
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
PHÒNG TIN HỌC
Số: 01/TH-PCCV
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 03 tháng 01 năm 2011
|
QUY ĐỊNH
Về chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của Phòng Tin học
______________________________________________________________
I. NGUYÊN TẮC VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
1.1. Nguyên tắc làm việc
- Phòng Tin học làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành thống nhất của Lãnh đạo Học viện, Lãnh đạo Phòng đối với các lĩnh vực công tác của Phòng Tin học; mọi hoạt động của Phòng đều phải đúng quy trình, quy định của Học viện và tuân thủ đúng pháp luật.
- Công chức, viên chức giải quyết công việc đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được phân công; tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác.
- Thực hiện việc thảo luận tập thể trong việc: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của Phòng, hội nghị tổng kết công tác năm và các hội nghị quan trọng khác của Phòng; xây dựng dự thảo quy hoạch, kế hoạch, dự án, đề án, giải pháp ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin trong Học viện Tư pháp trước khi trình Giám đốc Học viện Tư pháp phê duyệt.
- Trưởng phòng thông tin kịp thời cho công chức, viên chức về quan điểm, chính sách, sự chỉ đạo của Lãnh Học viện có liên quan đến công tác của Phòng; công chức, viên chức trong đơn vị thực hiện báo cáo, đánh giá tình hình, kết quả triển khai, thực hiện nhiệm vụ, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện và chương trình, kế hoạch công tác trong thời gian tiếp theo.
1.2. Chế độ làm việc
- Phòng Tin học làm việc trên cơ sở kế hoạch, chương trình công tác hàng năm của đơn vị. Kế hoạch, chương trình công tác hàng năm được xây dựng trên cơ sở Kế hoạch công tác của Học viện và dự kiến chương trình kế hoạch công tác của công chức, viên chức trong đơn vị, bao gồm: nội dung công việc, thời hạn hoàn thành, phân công trách nhiệm đơn vị phối hợp, Lãnh đạo Học viện Phụ trách.
- Trưởng phòng tổ chức họp đơn vị định kì 2 tuần/lần để đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác và triển khai thực hiện công việc trong tiếp theo.
- Hàng quý Phòng Tin học chủ động đặt lịch họp với Lãnh đạo Học viện phụ trách đơn vị để báo các tình hình hoạt động và xin ý kiến chỉ đạo về chương trình công tác trong thời gian tiếp theo.
II. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
2.1. Trưởng phòng
- Tổ chức xây dựng, trình Giám đốc Học viện dự kiến chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của đơn vị; phân công nhiệm vụ, chỉ đạo, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc giám sát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của công chức, viên chức trong đơn vị;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, tiêu cực; quản lý, sử dụng đúng chế độ, mục đích, có hiệu quả tài sản được giao theo quy định của pháp luật;
- Chấp hành sự chỉ đạo, phân công, hướng dẫn công công tác của Lãnh đạo Học viện theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và quy trình giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện các công việc được giao;
- Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc; quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo quy định của pháp luật và của Học viện.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể:
+ Tổ chức xây dựng trình Giám đốc ban hành nội quy, quy định về khai thác và sử dụng hệ thống công nghệ thông tin, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cán bộ, viên chức và học viên thực hiện;
+ Quản lý, duy trì và phát triển các tiện ích của Website Học viện Tư pháp; cập nhật thường xuyên các thông tin, tài liệu giảng dạy và học tập lên Website Học viện Tư pháp;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Học viện giao hoặc nếu thấy cần thiết.
2.2. Công chức, viên chức trong đơn vị
2.2.1. Quy định chung
- Chấp hành sự chỉ đạo, phân công trực tiếp của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;
- Phối hợp với công chức, viên chức khác có liên quan để giải quyết công việc được giao. Kịp thời báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng phòng về các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc còn có ý kiến khác nhau;
- Xây dựng, trình Trưởng phòng dự kiến chương trình, kế hoạch công tác của cá nhân và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được giao trực tiếp giải quyết theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc; chủ động nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Phối hợp với các cá nhân, đơn vị để giải quyết các công việc có liên quan; báo cáo Trưởng phòng về các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề khó khăn, vướng mắc;
- Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc; quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của công chức, viên chức và các quy định về văn hoá công sở, kỷ luật, kỷ cương hành chính theo quy định của pháp luật, của Bộ Tư pháp và của Học viện.
2.2.2. Phân công cụ thể
a) Đồng chí Thân Văn Dũng - Kỹ sư Tin học
- Phụ trách quản lý, sửa chữa, mua sắm máy tính và thiết bị giảng dạy:
+ Lập sổ theo dõi hệ thống thiết bị, bao gồm: Hồ sơ thiết bị tin học của các đơn vị và cá nhân trong Học viện, nhật ký nâng cấp, sửa chữa, khắc phục sự cố của thiết bị; lập hồ sơ sửa chữa, thanh lý thiết bị mà mình phụ trách quản lý theo đúng quy trình.
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân sử dụng thiết bị thực hiện việc duy trì hoạt động ổn định của các thiết bị tin học, thiết bị giảng dạy; phối hợp với đồng chí Đức trong việc thiết lập cấu hình để kết nối thiết bị và chia sẻ dữ liệu với hệ thống mạng của Học viện.
+ Đề xuất nâng cấp các thiết bị, cài đặt phần mềm, tiện ích mới phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.
+ Đề xuất soạn thảo nội quy, quy định, hướng dẫn khai thác và sử dụng thiết bị tin học của Học viện; hướng dẫn, theo dõi và báo cáo về tình hình thực hiện các nội quy, quy định đó khi được ban hành;
+ Thực hiện việc khảo sát thị trường, thẩm định giá và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá, bảo đảm nhà cung ứng dịch vụ đáp ứng được các tiêu chí về năng lực tài chính, uy tín, khả năng cung cấp dịch vụ, hàng hóa, giá cả, tiến độ thực hiện… trước khi đề xuất nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá và trình Giám đốc ký kết Hợp đồng mua sắm, sửa chữa, cung cấp hàng hoá thiết bị... và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đó; đề xuất thanh lý và thực hiện thanh quyết toán các hợp đồng đã ký;
- Phụ trách quản lý thiết bị tổng đài nội bộ:
+ Lập sổ quản lý và theo dõi hệ thống tổng đài, bao gồm: Sơ đồ hệ thống tổng đài, danh bạ điện thoại nội bộ, các hợp đồng thuê bao điện thoại, phần mềm tính cước tổng đài...
+ Duy trì sự hoạt động ổn định của hệ thống tổng đài nội bộ; sửa chữa, khắc phục sự cố đường dây, máy điện thoại...; lập hồ sơ sửa chữa, thanh lý thiết bị mà mình phụ trách quản lý theo đúng quy trình.
+ Lập báo cáo chi tiết cước phí hàng tháng của các đơn vị để báo cáo Lãnh đạo học viện.
- Phụ trách kết nối truyền hình với cơ sở TP. Hồ Chí Minh phục vụ các buổi họp, hội nghị:
+ Quản lý thiết bị truyền hình trực tuyến tại trụ sở Hà Nội;
+ Lắp đặt thiết bị truyền hình và phối hợp với cán bộ của Cơ sở TP. Hồ Chí Minh thực hiện việc kết nối truyền hình; trực duy trì sự hoạt động của thiết bị hoặc bàn giao thiết bị cho thư ký cuộc họp.
+ Lập sổ quản lý thiết bị và thống kê việc kết nối truyền hình.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng đơn vị giao.
b) Đồng chí Nguyễn Thị Thanh Hương - Biên tập viên
- Phụ trách quản trị Website Học viện Tư pháp:
+ Thực hiện việc viết, biên tập và đưa tin các hoạt động của Học viện lên Website Học viện Tư pháp;
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc cập nhật các tài liệu giảng dạy và học tập lên Website Học viện Tư pháp;
+ Đề xuất soạn thảo nội quy, quy định và các biện pháp phát triển, khai thác và sử dụng các tiện ích trên Website Học viện Tư pháp; hướng dẫn, theo dõi và báo cáo về tình hình thực hiện các nội quy, quy định đó khi được ban hành;
+ Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến việc duy trì hoạt động Website Học viện Tư pháp: thực hiện việc khảo sát thị trường, thẩm định giá và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá, bảo đảm nhà cung ứng dịch vụ đáp ứng được các tiêu chí về năng lực tài chính, uy tín, khả năng cung cấp dịch vụ, hàng hoá, giá cả, tiến độ thực hiện… trước khi đề xuất lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá và trình Giám đốc ký kết Hợp đồng; theo dõi việc thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ duy trì Website, thuê server, duy trì tên miền đã được ký kết, đề xuất thanh lý và thực hiện thủ tục thanh quyết toán các hợp đồng đã ký;
- Làm đầu mối công tác văn thư, lưu trữ của Phòng:
+ Thực hiện việc tiếp nhận các văn bản của Lãnh đạo Học viện, văn bản của các đơn vị và báo cáo Lãnh đạo đơn vị xử lý;
+ Thực hiện việc tổng hợp, thống kê, báo cáo các hoạt động của đơn vị;
- Phụ trách việc cung cấp mực in, mực fax:
+ Thực hiện việc khảo sát thị trường, thẩm định giá và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá, bảo đảm nhà cung ứng dịch vụ đáp ứng được các tiêu chí về năng lực tài chính, uy tín, khả năng cung cấp dịch vụ, hàng hoá, giá cả, tiến độ thực hiện… trước khi đề xuất lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá và trình Giám đốc ký kết Hợp đồng; theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đã được ký kết, đề xuất thanh lý và thực hiện thủ tục thanh quyết toán các hợp đồng đã ký;
+ Cung cấp mực in cho các đơn vị trong Học viện theo yêu cầu (có giấy đề nghị được Lãnh đạo Học viện duyệt). Thống kê số lượng mực in, chủng loại đã sử dụng và làm thủ tục thanh toán hàng quý đối với nhà cung cấp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng đơn vị giao.
c) Đồng chí Hoàng Thế Đức - Kỹ sư Tin học
- Phụ trách quản trị hệ thống mạng Học viện Tư pháp, bao gồm: hệ thống máy chủ, các Modem/Switch/Hub, dây cáp mạng, đường truyền Internet, các thiết bị sử dụng cho việc kết nối hệ thống mạng:
+ Thực hiện việc vận hành, duy trì liên kết hệ thống mạng nội bộ và kết nối internet; hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị sử dụng, khai thác hệ thống mạng, đảm bảo cho người sử dụng có thể chia sẻ tài nguyên như thông tin, dữ liệu, các phần mềm dùng chung, các công cụ tiện ích và các thiết bị ngoại vi; cập nhật các chương trình chống Virus, các bản sửa lỗi hệ thống mới nhất để cài đặt và hướng dẫn phòng, chống Virus máy tính cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong Học viện.
+ Cấp địa chỉ mạng (IP address) và tham số mạng cho từng máy tính, thiết bị ngoại vi khác của các đơn vị trong Học viện; phối hợp với đồng chí Dũng để thực hiện việc kết nối các thiết bị với hệ thống mạng của Học viện.
+ Kiểm tra máy chủ và các thiết bị mạng; theo dõi sự hoạt động của máy chủ, kiểm tra và đảm bảo sự vận hành thông suốt của các thông tin trên mạng;
+ Lập sổ quản lý, theo dõi hệ thống mạng, bao gồm: Hồ sơ hệ thống và thiết bị mạng, sơ đồ hệ thống mạng, danh sách địa chỉ mạng và tham số mạng, nhật ký nâng cấp, sửa chữa, khắc phục sự cố; lập hồ sơ đề nghị sửa chữa, thanh lý thiết bị mà mình phụ trách quản lý theo đúng quy trình.
+ Đề xuất xây dựng quy trình, thử nghiệm, trực tiếp cài đặt, quản lý các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng trong hệ thống mạng của Học viện; nghiên cứu, đề xuất, nâng cấp công nghệ phần mềm; cải tạo, mua sắm, nâng cấp các thiết bị phần cứng để duy trì và phát triển hệ thống mạng.
+ Đề xuất soạn thảo nội quy, quy định, hướng dẫn khai thác và sử dụng hệ thống mạng của Học viện; hướng dẫn, theo dõi và báo cáo về tình hình thực hiện các nội quy, quy định đó khi được ban hành;
+ Thực hiện việc khảo sát thị trường, thẩm định giá và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá, bảo đảm nhà cung ứng dịch vụ đáp ứng được các tiêu chí về năng lực tài chính, uy tín, khả năng cung cấp dịch vụ, hàng hóa, giá cả, tiến độ thực hiện… trước khi đề xuất lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, hàng hoá và trình Giám đốc ký kết Hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, cung cấp hàng hoá thiết bị... để duy trì hệ thống mạng và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đó; đề xuất thanh lý và thực hiện thủ tục thanh quyết toán các hợp đồng đã ký;
- Phụ trách công tác phát triển ứng dụng công nghệ thông tin:
+ Khảo sát nhu cầu của các đơn vị và của Học viện, đề xuất và tham gia xây dựng kế hoạch, dự án, đề án, giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong Học viện Tư pháp trình Lãnh đạo Học viện;
+ Triển khai thực hiện kế hoạch, dự án... sau khi được Lãnh đạo Học viện phê duyệt.
- Thực hiện việc in thẻ học viên:
+ Ký kết hợp đồng khoán việc in thẻ học viên với Lãnh đạo Học viện;
+ Tiếp nhận yêu cầu in thẻ học viên và bàn giao dữ liệu thẻ cho đồng chí Nguyễn Văn Hoà thực hiện in thẻ;
+ Làm các thủ tục thanh quyết toán hợp đồng.
- Phụ trách công tác bảo trì thiết bị:
+ Thực hiện việc khảo sát thị trường, thẩm định giá và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo đảm nhà cung cấp có uy tín, khả năng cung thực hiện dịch vụ bảo trì trước khi đề xuất lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ và trình Giám đốc ký kết Hợp đồng;
+ Lập kế hoạch bảo trì hàng năm, hàng tháng, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện bảo trì thiết bị theo nội dung hợp đồng đã được ký kết; đề xuất thanh lý và thực hiện thủ tục thanh quyết toán các hợp đồng đã ký;
+ Lập sổ theo dõi việc bảo trì thiết bị và đề xuất sửa chữa thay thế thiết bị trong quá trình thực hiện bảo trì.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng đơn vị giao.
d) Đồng chí Nguyễn Văn Hòa – Nhân viên
- Thực hiện công tác bảo trì thiết bị của Học viện Tư pháp theo phân công của đồng chí Hoàng Thế Đức;
- Thực hiện việc lắp đặt mực in theo phân công của đồng chí Nguyễn Thị Thanh Hương;
- Thực hiện việc kiểm tra, sửa chữa thiết bị theo phân công của đồng chí Thân Văn Dũng;
- Thực hiện việc in thẻ học viên theo phân công của đồng chí Hoàng Thế Đức
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng đơn vị giao.
|
Nơi nhận:
- Lãnh đạo Học viện (để báo cáo);
- Các đơn vị của Học viện (để biết);
- Các viên chức trong phòng (để thực hiện);
- Lưu: TH.
|
TRƯỞNG PHÒNG
(Đã ký)
Nguyễn Tuấn Long
|
|